選考を辞退しなければならないことは、就活生の多くが経験したことがあるといえるではないでしょうか。面接時間のために時間を潰すことで、ほかの本命の企業における面接や説明会に差し支えであるということであれば、辞退を検討したほうが良い場合もあります。選考を辞退することによって、面接対策に要する時間をも節約できることになるために、本命となる企業における面接対策を行うなど、限りある貴重な時間を大切にすることになる場合もあるでしょう。
ただし、選考の辞退によって、就職するチャンスを逃すことになるため、選考辞退は慎重に検討するべきです。
この記事では、辞退をする旨の連絡を電話で行うかメールで行うか、当日連絡でもかまわないのか、また理由を問われた際にはどのような対応をすべきなのか、そのマナーについて解説していきます。
【就活生のよくあるお悩み①】選考辞退の際はメール？電話？
■基本的にはメールでも構わないが、必ず行うこと
原則として、メールでの連絡でも構いません。しかし、一度した辞退の取消しは辞退以上に極めて困難なことといえることから、今一度考え直して後悔のないようにしておきましょう。辞退をするのであれば、担当者が誰であるかや送信先が正確であるかなどについて確認しておかなければなりません。
■絶対に無断で辞退しない
絶対にやめてもらいたいのが、無断での欠席です。無断欠席はもってのほかで、これが災いし、トラブルが生じる事態にも陥りかねません。また、別の企業で就職した場合に、辞退した企業が顧客になるといった場合も想定すれば無断欠席してはいけないことが想像できるはずです。
■期日までに3・4営業日程度以上の期間があることが理想的
当日はもちろんのこと、前日も望ましくありません。3営業日ないし4営業日程度の猶予があることが望ましいでしょう。なるべく早めに連絡することが重要です。
■なぜメールでも構わないのか
就活している際には、担当者が多忙であるために電話では対応できないことも多々あるからです。そして、文言で明確にしておいたほうが問題が起こり得ないことも大きな理由です。
■メール・電話をする際は時間帯に注意
メールで送信する際にも電話連絡同様に時間帯に配慮が必要です。なるべく採用先の営業時間のうちに送信することが望ましく、特段の事情を除けば午前10時から遅くとも午後7時までにしておきましょう。これを過ぎてメール送信する場合には、何らかの文言を添えるなどする必要があります。また、お昼時や始業時などの時間帯についても避けましょう。
■選考辞退そのものは何ら悪いことではない
原則として、選考辞退そのものは珍しいことではなく、担当者からしても驚くようなことでもないのです。就活が顕著な時期であれば、選考辞退の旨の連絡も少なくないことから、メール送信における、メール本文の文言や送信時間などといったマナーを遵守してさえいれば失礼と思われることはないでしょう。ただ、相手への配慮を忘れることのないように心掛け、なるべく早く連絡することに努めましょう。
■メール送信した後に電話連絡をする
3ないし4営業日程度以上の猶予があれば、メールのみでも構わないのですが、メール送信の後に電話連絡をすれば、より印象が良くなることが明らかです。そのために、選考辞退を決定した際には、なるべく迅速にメール送信し、その後電話で改めて連絡するとより丁寧です。辞退の理由は就活生によって異なってくるでしょうが、速やかに・前もって連絡をすることが社会人としてのマナーです。
■直前の辞退連絡は電話でしよう
前日など直前での辞退については、メールではなく電話連絡で行いましょう。直前とはいっても当日の辞退であれば厳禁であるといえますから、そうした意味でもなるべく迅速に連絡すべきです。
■件名に結論を記載する
就活の時期になれば、採用担当者のもとには、随時大量のメールが送信されます。そのため、真っ先に目がとまる件名については特に留意する必要があります。どのようなことが記載されているかが一瞥しただけで結論がハッキリと分かるようなタイトルにして下さい。もし件名でどのようなことが記載されているかが判明しなければ、後で読まれてしまう可能性が大きくなります。
具体的には、選考辞退の文言を入れるようにし、謝罪を記載するなど内容とは無関係なことの記載は避けましょう。
【就活生のよくあるお悩み②】選考辞退の際に、理由を聞かれたら？
選考辞退に際しては、理由を就活生側から明言する必要性はないです。しかし、企業側のほうから、選考辞退の理由を問われた際には、どのように応答すべきなのかということを解説します。
結論としては、選考辞退の理由を問われた際には、厳密に答える必要はなく、一般的な回答をしたとしても問題はありません。
そのような回答例の一例として、他社から内定されたとか、勤務不可能となったとか、検討を再度行うなどといったものが想定されます。もし企業側から辞退の理由を問われれば、このような回答でも構いません。ただ、他社から内定を受けた旨を回答した場合には、さらに突っ込んで企業名について尋ねられる場合もあるかと思われます。その際に知られたくなければ、業種や業界に絞って漠然と答えるようにしましょう。
辞退の理由を問われた際には、明確に応答する必要性はないのです。企業側が納得できるようなものであれば何でも構いません。実際には、突っ込んで訪ねてくることは相。メール送信によって辞退する旨を述べるのであれば、原則としてその場限り、一度限りとなる場合がほとんどです。もし選考辞退の理由を問う旨のメールが返信されたならば、その際にはメールで回答しましょう。
選考辞退メール・電話の例文
選考辞退をする際には、相手への配慮が必要となります。以下にその例文を記載します。
・メールの場合
●●株式会社
●●部（部署）
●●様
お世話になっております。
平成●年●月●日●時より面接予定のお時間を頂いております、●●大学●●の●●と申します。
誠に申し訳ございませんが、諸事情のため、面接を辞退させて頂きたくご連絡させて頂いた次第でございます。
ご多忙のなか、当方を採用して頂いたばかりか、日程調整して頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
本来は直接お伺いした上でお詫びすべきものでございますが、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と、御一同様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
補足すると、株式会社の前後について正式なものをよく確認しておきましょう。
また、「諸事情」を「諸般の事情」や「諸々の事情」、「一身上の都合」などに置き換えても全く構いません。
・電話の場合
続いて電話連絡の場合ですが、この場合には誠心誠意を込めるとともに、一言お礼を添えると良いでしょう。以下は担当者と替わってから伝える例文です。
「●月●日●時から面接のお時間を頂戴しております●●と申します。誠に勝手ではございますが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。これまで貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。」
電話連絡で辞退する際にも、わざわざ選考してくれたことに対するお礼の言葉を忘れずに添えておきましょう。
さいごに
以上のとおり、就活における選考辞退に際しての注意点や、メールや電話連絡の事例を列挙していきました。
就活生側からすると理由があって辞退するわけですが、企業側からしても選考に差し当たって相当のコストや手間、それに時間を費やしているのです。就活での辞退はやむを得ないものではあるものの、人として最低限のマナーは遵守したいものですね。
そして、今後の社会人生活において、辞退した企業と関わる可能性もないとはいえないですから、マナーについて軽んじることのないようにしましょう。
