【場面別】インターンでのメールの書き方をご紹介！

インターンに参加する際には、メールで連絡する場合が多くあります。しかし、初めてインターンに参加する場合などは、どのようにメールを書くといいかよく分からないでしょう。ここでは、場面別にインターンでのメールの書き方についてご紹介します。

メールの書き方でも、会社に与えるイメージは非常に違ってきます。ここでご紹介することを十分に把握して、いい印象をメールで残すようにしましょう。

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【目次】

1.インターンでメールを送る場面

2.インターンのメールを送る際のマナー

3.インターンでのメールの基本

4.【場面別例文】インターンでのメールの書き方

5.こんな時、メールと電話どっちがいい？

6.まとめ

インターンでメールを送る場面

インターンのメールを送るのは、

・日程調整をする

・会社に質問やお願いをする

・会社にお礼をする

・OB・OGや先輩社員に報告する

・謝罪・お詫びをする

などの場面が挙げられます。

ここでは、インターンのメールを送るそれぞれの時期について具体的にご紹介します。

・日程調整をする

企業とのやり取りで一番多いと考えられるのが、選考やインターン自体の参加日程についての日程調整です。

あちらから候補日を指定されるメールもあれば、「ご都合がよろしい日時はありますか？」という風に質問されてスケジュールの空いている日時をこちらから提示するパターンもあるでしょう。

・会社に質問やお願いをする

日程に関してだけでなく、インターンのプログラム・業務内容に関する質問や、選考に関する問い合わせ・お願いなどこちらからメールを送る場合には特にマナーに気を付ける必要があります。

・会社にお礼をする

自分のために会社が何か行ってくれた場合は、メールを当日中あるいは次の日中に送ります。

例えば、お礼のメールを、会社説明会を連絡されたり、会社説明会に参加したした後などに送りましょう。

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・OB・OGや先輩社員に報告・お礼する

OB・OGや先輩社員は、少なからず、就活をサポートしてくれます。

きちんとOB・OGや先輩社員に報告して、感謝の言葉をメールで伝えましょう。

・謝罪・お詫びをする

面接のスケジュールを変える必要があったり、止むを得ず内定を辞退したりする場合などのように、迷惑を会社にかけるようなことがあれば、謝罪・お詫びのメールを送りましょう。

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インターンのメールを送る際のマナー

インターンが本格的にスタートすると、社会人とメールでやりとりをするようになります。そのため、メールを送る方法で悩んでいる学生も多くいるのではないでしょうか。

しかし、インターンのメールは、基本のスタイルさえ把握しておくとそれほど難しいものではありません。ここでは、インターンのメールを送る際のマナーについてご紹介しましょう。

ここでご紹介するインターンのメールのマナーは、ビジネスのシーンでも使えるものです。必ずこれからも必要になるため、この機会にメールのマナーをぜひマスターしましょう。

・細心の注意を誤字、脱字には払う

防ごうと思えば、メールを書く際の誤字、脱字は防げます。そのため、誤字、脱字がある状態でメールを送ると、雑にメールを書いていたことが相手に分かります。メールの誤字、脱字があまり目に付く場合は、不快感を相手が持ちます。そのため、メールを書く際には、必ず誤字、脱字がないかチェックしましょう。

特に注意する必要があるのは、相手の名前や会社名です。これを間違うと、相手に対して非常に失礼になるため、細心の注意を払う必要があります。相手の名前や会社名の書き間違いがないかチェックすると同時に、「株式会社」が前になるのか、それとも後になるのかかも間違えないようにしましょう。名前の場合は、漢字が間違っていないか必ずチェックしましょう。

・改行を適度に行う

メールの本文で改行していない場合は、読む人が疲れてきます。メールの本文は、改行を区切りのいいところで行うようにしましょう。学生の場合は、これを実践している人が多くないため、これが実践できればマナーを知っていると評価してくれるでしょう。

・メールの件名は簡潔に

ビジネスマンは、メールを何十通以上も1日に受信します。そのため、別のメールに送信したメールが埋もれることはよくあります。自分が送信したメールをしっかりと相手にチェックしてもらうには、件名のみでメールがどのような要件のものかすぐに分かるようにすることが大事です。
件名を付ける方法としては、用件と自分の名前をまとめて入れ込みましょう。このような方法によって、自分が送信したメールの重要性や緊急性が相手に分かって、返信がきちんと返る可能性が大きくなります。

・メールは夜の時間帯には送らない

夜の時間帯にメールを送ることは、マナーに反します。連絡をどうしても緊急に行う必要がある場合以外は、メールを送るのは会社の営業時間内にしましょう。メールを送る時間帯としては、朝がおすすめです。会社の仕事が始まる際に受信箱にメールがあれば、すぐにチェックしてくれる可能性が大きくなります。

・メールの文章の初めに宛先を書き、署名を終わりに書く

どのようなメールの場合でも、メールの文章の初めに宛先を書き、署名を終わりに書きましょう。宛先としては、会社名、部署名、名前の順番に書きます。相手の部署がもしはっきりしない場合は、省略して書いても問題ありません。署名としては、自分の大学名、学部、学科、名前、電話番号、メールアドレスを書きます。インターンのメールを送る際には、ここでご紹介したようなマナーを把握しておきましょう。

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インターンでのメールの基本

まず、メールの全てに共通する基本的なインターンでのメールの書き方についてご紹介しましょう。

メールの構成は以下のようになっています。

①簡潔に件名を書く

簡潔に、しかも内容がよく分かるように、メールの件名を書きましょう。ビジネスマンの場合は、1日にメールを100通以上を多ければ受けています。そのため、「件名」と送った人の名前を見て、メールをチェックする優先順位を決めています。メールをチェックしてもらうためには、件名にはメールの本文に書いていることを簡潔にまとめて、名前と大学名を入れましょう。

例えば、面接の日程調整についての連絡であれば、「2次面接日程に関するご連絡【○○大学（自分の名前）」という風に、内容と送り主が一目でわかるようにしましょう。

②宛名を本文の最初に書く

例えば、下記のように、本文の最初には相手の会社名、部署、名前の順に書きます。

「株式会社○○　人事部　採用担当　〇〇様」

➂挨拶と自己紹介を冒頭に書く

例えば、下記のように、自己紹介を冒頭に書きます。

「お世話になっております。○○大学の○○と申します。」

なお、自己紹介の場合は、大学名と名前を書きます。

④読みやすいように書く

基本的に、ビジネスマンは忙しいため、読みやすいようにメールを書く気配りをしましょう。文章を書くテクニックもある方がいいでしょうが、読みやすいように改行するなどしましょう。

⑤署名を最後に入れる

署名を最後に入れることによって、自分の身分を相手に示すことができます。署名は自分の名刺の代用にもなるため、相手が連絡したい場合でも利用できます。

例えば、一般的に、下記のようなスタイルです。

○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
○○　○○　（自分の名前）
Tel: xxx-xxxx-xxxx　（電話番号）
E-mail:xxxxxxxxx@xxxxx.com　（メールアドレス）

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【場面別例文】インターンでのメールの書き方

ここでは、場面別にインターンでのメールの書き方と具体的な例文をご紹介します。

・会社説明会に対するお礼のメール

会社説明会が終わった後に、お礼のメールを会社に送っている学生は多くないのではないでしょうか。そのため、お礼メールをこの時期に会社に送っておくと、いいイメージを相手に与えられるでしょう。例えば、会社説明会に対するお礼のメールは下記のようなものです。

件名：会社説明会のお礼【○○大学（自分の名前）】
本文：
株式会社○○○○
人事部　採用担当
○○様
お世話になっております。
○○大学 ○○学部○○学科の（自分の名前）です。

先日は会社説明会に参加させていただき、本当にありがとうございました。

先輩社員の仕事をする様子や要求される人物像についてよく分かり、
貴社でぜひ仕事をさせていただきたいと思うようになりました。
丁寧に質問にもお答えいただき、本当にありがとうございました。

今後ともよろしくお願いいたします。

=====================
○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
（自分の名前）
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@xxxxx.com
=====================

・スケジュール調整の依頼のメール

面接やセミナーなど、メールでスケジュール調整を依頼することは多くあります。早めにメールに慣れて、すぐに送れるようにしましょう。例えば、スケジュール調整の依頼のメールは下記のようなものです。

件名 : 面接のスケジュール調整のお願い【○○大学（自分の名前）】
本文：
株式会社○○○○
人事部　採用担当
〇〇様
いつもお世話になります。
○○○○大学○○学部○○学科の（自分の名前）です。
会社説明会においては、丁寧に私の質問に答えていただきありがとうございました。
先輩が仕事をしている様子や会社の感じを見て、貴社でぜひ仕事をさせていただきたいと思いました。
そして、貴社に○月○日の午後1時に面接のお願いをしました。
しかし、振替え授業が急にその日に入ったため、面接が受けられなくなってしまいました。
そのため、面接のスケジュールの変更をお願いできないでしょうか。
直近ですと、〇月〇日午前10時~午後5時・○月〇日午後1時~午後5時・○月〇日午後2時~午後6時の日時であれば参加可能です。
私の都合でスケジュールを変更してしまい、大変申し訳ございません。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
=====================
○○○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
（自分の名前）
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@xxxxx.com
=====================

日程調整のメールで気を付けるべきことは、「自分が参加可能な日時を3つほど提示する」ことです。

事前に相手から日時が提示されている場合は良いのですが、何も提示されていなかったり、提示された日時に参加できなかったり、日程変更をお願いする場合、メールでのやり取りをスムーズに進めるためにも、時間的に余裕のある空いているスケジュールをいくつか提示するのがマナーです。

自分の都合で変更しなければならない場合、こちら側の都合で相手に迷惑をかけたことへの謝罪も忘れずに書きましょう。

・選考を辞退する際のお詫びのメール

ここでは、謝罪・お詫びの場合の事例として、選考を辞退する際のお詫びのメールについてご紹介しましょう。会社の選考が終わり頃になってくると、一切別の会社の選考を辞めることが条件になっている場合もよくあります。このようなスタイルに志望している会社の選考がなっている場合は、選考を辞退させて欲しい旨の連絡を別の会社へ入れる必要があります。

例えば、辞退するメールに「より高い志望度の会社から内定をもらったため」などというように、間違っても書かないようにしましょう。例えば、選考を辞退するお詫びのメールとしては下記のようなものがおすすめです。

件名：選考の辞退のお願い【○○大学（自分の名前）】
本文：
株式会社○○○○
人事部　採用担当
○○〇〇様
お世話になっております。
○○○○大学 ○○学部○○学科の（自分の名前）です。
この度、貴社の面接を○月○日の午後3時より受けさせていただく予定でした。
しかし、インターンの日程と大学のゼミの合宿の日程が重なってしまい、参加することができなくなってしまいました。
そのため申し訳ありませんが、選考を辞退させていただきます。
本来であれば、お伺いして直接お詫びすべきですが、
ご連絡がメールになりますことお詫び申し上げます。
貴社のご発展を末筆ながらお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
=====================
○○○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
（自分の名前）
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@xxxxx.com
=====================

・インターンに参加するときのメール

選考を受けた結果企業から内定をもらい、無事にインターンに参加することが決まった時も、内定連絡のメールに対して感謝のメールを返信するようにしましょう。

件名：インターンシップ内定のお礼【○○大学（自分の名前）】
本文：
株式会社○○○○
人事部採用担当
〇〇様

お世話になっております。
○○○○大学 ○○学部○○学科の（自分の名前）です。

この度、貴社のインターンシップへの内定のご連絡をいただき、感謝申し上げます。
期間中は、○○業界で働くということについてや、社会人として重要なスキルを学ばせていただきながら、ワークに励みたいと思っております。
選考にお時間を割いていただき、大変ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。

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○○○○大学 ○○学部 ○○学科 3年（自分の名前）
Tel: xxx-xxxx-xxxx
E-mail:xxxxxxxxx@xxxxx.com
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