【例文多数】インターンでメールを返信する時のマナー！

サマーインターンシップやスプリングインターンシップ等でたくさんの企業がインターンシップ参加者を募集しています。就職活動を有利に進めるためにもぜひとも参加しておきたいと考える方は多いでしょう。

インターンシップに参加することになると、応募のエントリーをしてからは企業側の担当者とメールのやり取りが必要となる場合があります。内容としては、日程調節などです。

ほとんどの学生はまだビジネスメールを送ったことがなかったり、アルバイトなどで経験はあっても送り慣れていないという方がほとんどだと思います。したがって、ビジネスメールの送り方に困ってしまったり、ビジネスマナーを知らないまま送ったことで失礼な印象を与えてしまうかもしれません。

今回は、そのようなことがないようにインターンシップでの企業担当者への適切なメールの返信方法を確認しましょう。

インターン/インターンシップとは？意味から選び方まで先輩インターン生が徹底解説！

1.メールマナーはどうして大切なの？

2.メールの件名で気をつけること

3.メールの中身の書き方で気をつけること

-宛名

-挨拶

-本文

4.具体的にどう書けばいいの？【例文集】

-日程調整への返信メール

-企業への質問メール

-企業へのお礼メール

5.まとめ

メールマナーはどうして大切なの？

連絡さえしっかりと取り合えるば大丈夫と考えている就活生も少なくはないかもしれません。

日程調節さえ上手くいけば問題ないだろうと考えるのは、少し危険です。就職活動においては相手に与える印象がとても大切です。

したがって、メールをきちんと送ることができるかどうかで実際にお会いするまでの印象は決まってしまいます。メールでとても失礼なことをしてしまっていたら、実際に会ったときには既に悪い印象からのスタートにもなりかねません。

それでは、企業の担当者へのメールはどのように返信したら良いのでしょうか。

メールの件名で気をつけること

あなたはプライベートでの友人へのメールでは、件名を空白にしたままメールを送ってはいませんか？　

そのような空白の件名は、ビジネスでは必ず避けたほうが良いです。いくら本文に必要な内容が書いてあったとしても、件名を書かないまま送信することは絶対にやめてください。どういった内容が本文に書かれているのかが担当者の方がすぐに把握できるような件名にしなければマナー違反となります。

「インターンについて」、「面談のご連絡」等といった件名を用いているインターン生も少なくはありませんが、内容がわかりにくいため避けるべきです。

企業の担当者の方はインターン生だけのメール対応をしているわけではありませんし、忙しい時間の中でやり取りをしてくださるため、できるだけわかりやすく親切な件名を考えましょう。

どのような件名が良いのか思い浮かばないという学生もいると思います。

適切な件名としては、「インターンシップ選考面談日時変更のお願い」「インターン選考面接の参加可能日時のご連絡」等が考えられます。

端的に、メールの本文で何を伝えたいのかが分かる件名ですよね。

これに加えて、件名に自分の所属している大学名と自分の氏名を書いておくことで、メールを受け取る担当者の方にはとても親切なものとなります。送信者名をしっかり設定しておけばそれでも氏名を伝えることはできますが、ビジネスマナーとして覚えておいたほうが良いでしょう。

また、メールを返信する際には件名にRe:という表記が加わってしまうことをご存じの方も多いと思います。

こちらは毎回消しているインターン生も多いようですが、そのまま送ったほうが無難です。

なぜなら、どのメールへの返事が来たのか担当者の方がすぐにわかるからです。Re:があるとやり取りが既に始まっていることもわかるため、親切なものとなります。長くやり取りを重ねていき、本文の内容と件名がかけ離れてしまいそうな場合は、件名を適切なものに書き換えるのも良いでしょう。

メールの中身の書き方で気をつけること

件名をしっかり考えて適切なものを考えることができたとしても、中身がきちんと書けていなければ意味がありません。ビジネスで送り合うメールには基本的な構成が決められているので、それに基づいて書くことが大切です。

どのような構成かというと、宛名と挨拶から始まり、伝えたい内容を書き、挨拶で終えて署名を載せるというものです。この構成に従ってメールを書くことで、わかりやすいメールが出来上がりますし、マナーとしても問題ないものを書くことができます。

①宛名

まず、宛名についてです。これを忘れてすぐに挨拶や本文を書き始めてしまう就活生は少なくありません。慣れるまでは意識しておきましょう。

メールの最初に、送信したい相手の企業名と役職、そして名前を書くのがマナーです。

「◯◯株式会社　営業部　山田花子様」といった感じで書き間違いが絶対にないように気をつけてください。部署名がわからない場合は書かなくても大丈夫です。

他には、個人の宛名がわからず部署に対して送る場合は、「◯◯株式会社　営業部御中」と書くようにしましょう。こちらから初めて送るのではなく、相手から来たメールに返信する場合には、相手のメールの一番下の署名欄を見ると相手の情報がわかるため参考になります。

②挨拶

宛名を書くことができたら、自分のことを書かなければなりません。大学名、所属学部学科、自分の氏名を書いて、簡単な挨拶を書いてください。

インターンシップの選考面接について連絡をいただけたのであればそのお礼を述べたり、今までにお世話になったことがあるのであればそのことについて触れるのがよくある挨拶です。長すぎず簡潔な一文や二文にまとめましょう。

➂本文

そして、いよいよ本文を書き始めます。あまり長々と書かずに、短く伝わりやすいように書くことを意識しましょう。また、誤字があったり脱字はないかどうか等の最終チェックをしっかり行いましょう。本文を書き終えてからは、締めるための挨拶を書きます。「申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。」や、「今後ともよろしくお願いいたします。」あたりは使いやすいです。

最後に、忘れてしまいがちなのが署名です。署名には自分の所属している大学名と学部学科、自分の氏名、電話番号、メールアドレスを載せておきましょう。

インターンでのお礼メールの書き方！例文もご紹介！

具体的にどう書けばいいの？【例文集】

ここまで、メールの基本的なマナーについて解説してきましたが、具体的にどう書けばいいのかいくつか例文をご紹介します。

企業への連絡はほとんど日程調整・質問・お礼といった内容にまとめられるので、状況に合わせて3つそれぞれの例文を参考にしてみて下さい。

日程調整への返信メール

面接やインターンシップの参加日程に関して、企業から聞かれることがあります。

件名：Re:○○株式会社　面接日程についてのご連絡

○○株式会社　新卒採用チーム　○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部〇年の（自分の名前）と申します。
先日ご連絡いただいた面接の日程に関してですが、下記日時でお伺いできますでしょうか。
3/24（月）　10:00-14:00
3/25（火）　15:00-19:00
3/28（金）　10:00-19:00

いずれの日時もご都合がつかなければ、再度別の日時を提示させていただきます。
よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部〇年（自分の名前）
TEL:○○○○
mail:○○○○

ここで気を付けたいポイントは、日時を提示するときに、3つほど候補を挙げておくということです。

先方から日時を提示された場合は、それに参加可能かを答えればよいのですが、もし参加できない場合は、直近で参加可能な日時をいくつか提示するとやり取りがスムーズに進みます。

企業への質問メール

インターンシップやその選考に関して、企業に質問をしたい場面も出てくると思います。

件名：【○○大学（自分の名前）】面接の集合場所に関するご質問

○○株式会社新卒採用チーム ○○様

先日はインターンシップの選考に関して連絡していただき、ありがとうございました。 ○○大学○○学部〇年の（自分の名前）と申します。
この度は、インターンシップの選考面接の集合場所に関してご質問させていただきたく連絡させていただきました。

面接場所が○○○○に指定されていますが、当日は本社のオフィスではなく○○○○に直接お伺いすればよいのでしょうか？

お忙しい中恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。

○○大学○○学部〇年（自分の名前）
TEL:○○○○
mail:○○○○

このように件名で質問の大まかな内容を述べると、分かりやすく丁寧です。

先ほども述べましたが、何に関する連絡なのか・誰からの連絡なのか簡潔に伝えることが大切です。

また、忙しい中で質問に時間を割いてもらうことを意識して「お忙しいところ恐れ入りますが」などの文言があると印象が良くなります。

企業へのお礼メール

選考やイベント・インターンシップに参加した後に、お礼のメールを企業に送ると企業に好印象を与えることができます。

件名：【○○大学（自分の名前）】インターンシップ参加のお礼
○○株式会社新卒採用チーム ○○様

お世話になっております。
3/2のインターンシップに参加させていただいた、○○大学○○学部〇年の（自分の名前）と申します。

この度は、貴重なプログラムに参加させていただき、誠にありがとうございました。
貴社への理解が深まるとともに、グループワークを通じてマーケティング職の業務に関する難しさややりがいを実感できました。

ぜひ貴社の選考に進み貢献できる人材になりたいと思っています。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
お忙しい中ご指導いただき、ありがとうございました。

○○大学○○学部〇年（自分の名前）
TEL:○○○○
mail:○○○○

お礼のメールでは、インターンやイベントに関する感想やそこで自分が何を得たかを伝え、選考に進みたいという意思があることなどを書くと良いでしょう。