目次
・インターンのキャンセルは問題ないが・・・
・インターンを失礼なくキャンセルするためのマナー
・インターンを失礼なくキャンセルする方法
・電話/メールで辞退するときの例文
インターンシップは、就活の一環として多くの学生が受けています。
会社や職場、職種に関して把握するためにも、就活の一環としてインターンは非常に大切です。
インターンは、一般的に、関心がある会社などに、自分から応募したり、志望したりしたりするものです。高い競争率の場合は、インターンに参加するためには選考に受かる必要があることもあります。
しかし、いろいろな事情によって、せっかく決まったインターンに参加できなくなる場合もあるでしょう。インターンは、このような場合にはキャンセルする必要があります。
ここでは、インターンを失礼なくキャンセルするためのマナー、インターンを失礼なく辞退する方法についてご紹介しましょう。
■インターンのキャンセルは問題ないが・・・
インターンシップの内定をもらっても、大学の授業や、志望度の高い他のインターンや説明会などのイベントと被ってしまった等の理由でどうしても辞退したい時があると思います。
インターンに参加できる権利を面接などの選考によって獲得した際には、定員などが設定されている場合も多いため、キャンセルしても問題ないか悩むのではないでしょうか。
迷惑が会社に掛かったり、トラブルになったりしないか心配になる人も多くいるでしょう。
基本的に、インターンのキャンセルは問題ありません。会社は、インターンをキャンセルしたり、辞退したりする人が出てくることを、ほとんどの場合は事前に予想しています。そのため、インターンのキャンセルによって、大きなトラブルになったり、損害が出たりする場合はほとんどないでしょう。
しかし、インターンを、連絡しないで辞退したり、無断で欠席したりするのは駄目です。
インターンを辞退するときに、「本選考に影響があるのではないか」と心配になる方もいるかもしれませんが、辞退すること自体が問題なのではなく、無礼な断り方をすることが問題になるのです。
インターンのキャンセルそのものは問題ないですが、この際はマナーを社会人として守るようにしましょう。
■インターンを失礼なくキャンセルするためのマナー
インターンは、先にご紹介したようにキャンセルが駄目ということではありません。
例えば、家庭や学業の事情によってインターンに参加することが困難になったり、別の会社のインターンに参加したりした場合は、キャンセルもできます。
しかし、インターンのキャンセルは、しっかり会社側に連絡する必要があります。連絡する方法や時期、理由などについては、マナーや規則があります。
ここでは、インターンを失礼なくキャンセルするために把握しておくべき、基本的なマナーについてご紹介しましょう。
●インターンをキャンセルする方法
大きく分類すると、インターンをキャンセルする方法としては2種類あります。
1つ目の方法は、会社のウェブサイトで行うものです。
2つ目の方法は、会社に自分で電話やメールなどによって連絡するものです。
このようなインターンをキャンセルする方法の中で、会社のウェブサイトで行うものの場合は、ウェブサイトで指示されたように操作すればいいため、マナーなどをそれほど深く考えなくても問題ありません。
しかし、会社に自分で電話やメールなどによって連絡する場合は、どのような方法で連絡するか、どのようにキャンセルを伝えるかなど、いろいろなことに注意する必要があります。
・電話で基本的に連絡する
会社に自分で電話やメールなどによってインターンのキャンセルの連絡をする場合は、会社に自分自身で連絡する必要があります。 会社に連絡する時の方法としては、電話を掛けるのが一般的におすすめであると言われています。
社会人としてのマナーは、インターンのキャンセルなど重要な連絡は、日時に余裕を持ち、確実に伝えるということです。
もしメールで連絡した場合は、そのメールを相手が何時見るか分からないため、インターンのキャンセルが時間や期限までに伝わらない恐れがあります。そのため、インターンのキャンセルは電話の方がメールよりも高い確実性があると考えられます。
・電話がどうしても掛からない場合はメールする
インターンのキャンセルは、先にご紹介したように、電話で基本的に連絡することです。しかし、電話で連絡した場合でも担当者が忙しかったり、いなかったりすれば、連絡できないことがあります。
電話で連絡できなくても、インターンを無断でキャンセルしたり、欠席したりしてもいいということではありません。インターンをキャンセル・欠席することをしっかりと相手に連絡することは、基本的なマナーです。そのため、メールでこのような場合は連絡しましょう。
電話を掛けないでメールでいきなり連絡するのはマナーに反していますが、電話を掛けても連絡できない場合は、インターンのキャンセルをメールで連絡しても問題は特にありません。
・会社のウェブサイトの場合のマナー
先にご紹介したように、インターンのキャンセルの方法としては2種類あります。
この中で、インターンのキャンセルを会社のウェブサイトでする場合もマナーがあります。
インターンのキャンセルを会社のウェブサイトでする場合は、必要事項の入力などを指示された方法で行うと、表面上はインターンのキャンセルができます。
しかし、インターンのキャンセルを会社のウェブサイトでする場合でも、社会人としては会社に電話で連絡することがマナーです。インターンのキャンセルが間違いなくできているか、インターンのキャンセルが会社や担当者に伝わっているか、について確認する必要があります。インターンのキャンセルを連絡したが、何らかのミスによって、このことが上手く担当者などに伝わっていない恐れがあります。
そのため、情報が上手く伝わらないことを防止するために、マナーとしては電話で連絡するようになっています。
・連絡する方法を事前に確認しておく
インターンのキャンセルについては、基本的に、会社へ直接連絡する場合は電話を使用して、どうしても電話で連絡できない場合はメールで連絡することです。
しかし、会社の方針で、インターンのキャンセルを連絡する方法があらかじめ決められていることもあります。
そのため、インターンのキャンセルを連絡する際は、会社が連絡する方法を決めていないか確認してみましょう。会社が連絡する方法をもし決めている場合は、その方法に従いましょう。連絡する方法などが特に決められていない場合は、基本的に、先にご紹介したように電話で連絡しましょう。
■インターンを失礼なくキャンセルする方法
ここでは、インターンを失礼なくキャンセルする方法についてご紹介しましょう。
●電話でインターンを失礼なくキャンセルする方法
基本的に、インターンのキャンセルは電話で会社に連絡します。この際には、自分の情報をまず連絡します。自分の名前、大学や学部を伝えて、自分の情報を正しく会社に把握してもらうことが必要です。
次に、電話をどのようなことで掛けているのかを伝えましょう。
この場合は、インターンのキャンセルについてであるため、「何時から始まるインターンについてご連絡しました」などと言うといいでしょう。
電話の相手が、インターンの担当者以外の人の場合は、「インターンのご担当者様はいらっしゃいますか」などと言って、担当者に代わってもらうようにお願いします。担当者の名前などがもし分かっている場合は、「○○様はいらっしゃいますか」などと言っても問題ありません。
担当者に代わってもらった場合は、インターンのキャンセルについて話をします。インターンのキャンセルだけでなく、どうしてキャンセルするかも伝えましょう。この際は、しっかりと話をすることについて事前に考えておくといいでしょう。
また、インターンの選考を通してくれたことやインターンの参加を認可してくれたことについてのお礼と、キャンセルに対するお詫びも添えれば、誠意がより伝わるようになります。
●メールでインターンを失礼なくキャンセルする方法
電話でインターンのキャンセルができない場合は、メールで取り敢えず連絡します。この場合は、件名がよく分かるようにすることが大事です。
メールをもらった担当者が、一目でインターンのキャンセルについてのメールであると分かるよう、「【自分の名前】インターンの辞退の件」などとするとよく分かるでしょう。
次に本文を書きます。本文は、まず、会社名、部署、担当者の名前を書きます。
次に、自分を認識してもらうために、自分の名前、大学名、学部を書きます。
そして、インターンのキャンセルと、どうしてキャンセルするかを書きます。
電話の時と同じように、終わりにインターンの参加を認可してくれたことへのお礼と、インターンのキャンセルに対するお詫びも書きます。
本文を書いて終わった後に、自分の名前と電話番号・メールアドレスを入れた署名を書きます。
■電話/メールで辞退するときの例文
これまで参加を辞退するための電話やメールで気を付けるべきマナーや注意点について解説してきましたが、具体的にどのように言えば・書けばよいのか電話とメールそれぞれで例文をご紹介します。
インターンを断る理由については、他社の選考やインターンであっても、学業や重要な私用のためとしたほうが良いでしょう。
自社よりも他社を優先していると思われないようにしましょう。
電話で断る場合
「こんにちは。先日インターンシップの選考に参加させていただいた、○○大学の（自分の名前）と申します。新卒採用の○○様はいらっしゃるでしょうか。」
「お世話になっております。先日インターンシップ内定のご連絡をいただいた、○○大学の（自分の名前）と申します。
この度は、インターンシップのご案内をしていただきありがとうございました。
インターンへの参加についてなのですが、応募人数多数の中選んでいただいて大変恐縮ですが大学のテストが○月○日に入ってしまったため、参加を辞退したいです。」
「選考にお時間をかけていただいたのに申し訳ありません。よろしくお願いいたします。」
メールで断る場合
件名：【○○大学（自分の名前）】インターンシップ辞退に関するご連絡
お世話になっております。
先日インターンシップのご案内をいただいた（自分の名前）と申します。
今回はインターンシップの参加辞退に関してご連絡させていただきました。
応募者数も多い中選考に時間を割いていただき大変恐縮ではございますが、○月〇日に大学で所属するゼミの合宿の予定が入ってしまったため、インターンの参加を辞退させていただきます。
身勝手な申し出をしてしまい大変申し訳ないのですが、重要な行事のためご了承ください。
今後またインターンシップに参加したり、選考に進ませていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
○○大学○○学部〇年（自分の名前）
TEL:
mail:
■まとめ
いかかでしたでしょうか。
電話やメールでのマナーを守って、辞退する企業に悪い印象を与えないように心がけましょう。
