インターンシップでの応募や、就活時における担当者への電話。普段社会人と電話する機会がない就活生からしてみれば、これから就職するかも知れない企業へ架電する際には、とても緊張することですよね。
企業からいきなり電話がかかってくることもあり、電話のマナーはインターンシップ・就活を始める前にしっかり把握しておくべきです。
もしマナーが守れていなければ、人事担当者から悪い印象を持たれてしまいかねません。
この記事では、就活生にとって絶対知っておくべき電話のマナーについて例文とともに解説していきます。人事担当者に失礼な印象を与えない電話のマナーを知っておきましょう。
【目次】
1.企業への電話のかけ方でライバルとの差がつく
2.電話を掛ける時に、守るべきポイント
3.電話を掛ける前に確認すべきこと！
4.基本的な電話の流れをおさえておこう
5.【場面別】企業への電話の例文
6.まとめ
企業への電話のかけ方でライバルとの差がつく
企業側からすれば、電話の仕方だけでも、就活生の態度が伝わってきます。
電話をするということは、企業の担当者の時間を割くことです。もし電話の時間が長時間になってしまうと相手からしてみれば迷惑になるため、企業への電話の際には単刀直入に話すようにしましょう。
守るべきマナーをしっかり守れば「礼儀正しい学生だな」という好印象を与えることができます。
次から、具体的に注意すべきポイントについて学んでいきましょう。
電話を掛ける時に、守るベきポイント
企業への電話の際に守るべきポイントは、わずか７つしかありません。これらのポイントを踏まえておくのみで、企業側からの評価が高まりますよ。
（１）時間帯
電話をする際には、休日明けや昼休みの間はなるべく避けるようにしましょう。
以下に具体的な避けるべき時間・電話を掛けるのに適切な時間を紹介します。
避けるべき時間
・始業直後：午前9時か10時
・昼休みの時間帯：午後12時から13時頃
・終業時間前後」：午後5時前やそれ以降の時間帯
※始業・終業時間は企業によって異なるので、調べてみて下さい。
適切な時間
・午前：11～12時
・午後：14~16時頃
（２）静かな場所かどうか
かける場所が騒々しい場所であれば、相手の話したことを何度も聞き返すこともありますし、相手からしてもこちらが何を喋っているかが分からないこともあるため、静かな場所で電話をしましょう。電波状況が良好であることを確認できれば、なおさら完璧です。
（３）はきはきと大きな声で、
企業と電話する際には、はきはきと大きな声で喋りましょう。何を喋っているのか分かりづらければ、内容を上手く伝えることができません。
また、声が小さければ、コミュニケーション能力が低いという印象を与えかねません。そのため、はきはきと大きな声で喋ることが重要なのです。
（４）メモを取ろう
メモを取っていなければ、後で勘違いが生じることもあれば、後で忘れた際にも困ることもあります。
そのため、架電の前には、メモと筆記用具を準備しておきましょう。
（5）簡潔にわかりやすく話す
電話を使用する際には、通話料金ばかりでなく相手の時間も拘束することになります。時間の短縮のため、簡潔にわかりやすく話すようにしましょう。
そのためには、事前にポイントを踏まえて、どのような順序で話すのかを考慮しておく必要があります。
不慣れなうちは、あらかじめメモに内容を書いて準備しておきましょう。
（6）電話を切る前には、お礼と挨拶を
電話を切る前には、絶対にお礼と挨拶を忘れずに言いましょう。基本的かつ重要なことなのですが、慣れていないうちは忘れてしまう就活生も少なくないのです。ですので、必ず心がけるようにしておきましょう。
電話を掛ける前に確認すべきこと！
電話を掛ける際のマナー・注意点は理解できたでしょうか。
ですが、電話を掛けようとする前に確認しておくべきことがあります。
それは、「本当に電話で連絡すべきかどうか」ということです。
企業の採用担当者はたくさんの学生に対応しなければいけないので、電話で連絡するのは、①重要度が高いことか②すぐに連絡しなければいけないことの二つに限りましょう。
例えば、インターン・選考の辞退の連絡や、直前・当日での体調不良・遅刻など、重要ですぐに連絡したほうがいいものです。
ですが、企業から来た電話を取れなかった際は必ず折り返しの連絡は電話でするようにしましょう。
メールで来た日程調整の連絡やすぐに答えてもらわなければいけないわけではない質問などは基本的にメールで連絡しましょう。
基本的な電話の流れをおさえておこう
自分のしたい連絡が電話ですべきものかどうかは確認できたでしょうか。
では、基本的な企業への電話の流れを把握しておきましょう。
①大学名と名前を名乗り、担当者につないでもらう
電話を掛けると受付や担当者以外の社員が電話を取ることが多いでしょう。相手が電話に出たら、
「お世話になっております。○○大学の（自分の名前）と申します。インターンシップご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」
「どのようなご用件ですか？」と聞かれたら、簡潔に用件をまとめて伝えましょう。
②担当者が出たら再度大学名と名前を名乗る
担当者に代わってもらったら、
「お忙しいところ失礼します。私、○○大学の○○と申します。インターンシップの面接日程の件でご連絡いたしました。只今お時間よろしいでしょうか？」
と再度大学・名前を名乗り、簡単な用件と都合の確認をしましょう。
※担当者不在の場合
担当者が不在だった場合は、都合のいい時間を聞いてかけなおす旨を伝えましょう。
受付に「こちらからかけなおしますか？」と言われたら、遠慮して自分から都合のいい時間に再度連絡し直すことを伝えましょう。
「○○様は何時ごろお戻りになりますか？」「その時間に、改めてこちらからお電話させていただきます。」
➂要件を伝える
「先日ご連絡いただいた面接の日程についてですが、○日の○時に入れていただくことは可能でしょうか？」
※始めに要件を簡潔に伝え、後から理由や希望する日時を伝えます。
④内容を確認し、お礼を言って電話を切る
約束事項はもう一度復唱して確認するようにしましょう。
「ありがとうございます。○日○時に伺わせていただきます。」「お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。失礼致します。」
※電話は自分から切らず、相手が切るのを待ちましょう。固定電話の場合、ゆっくり受話器を置いて「ガチャ」と音を立てないように気をつけましょう。
このように電話で重要なことは、まずは名乗り、誰にどのような用件で架電したかを伝達すること、相手の都合が悪くないかを確認するなど、とにかく企業側への配慮が必要です。
【場面別】企業への電話の例文
最後に、面接やインターンの日程を変更したい場合の例文をご紹介します。
「●●の件について日程変更のお願いがありお電話させていただきました。
こちらの都合で大変恐縮なのですが、学業のため日時の都合が悪くなりましたので、その間には参加できなりました。
再度日程調整をお願いしてもよろしいでしょうか。」
などと切り出します。
そして、相手が了解した際には、
「かしこまりました。誠に申し訳ございません。
その時間であれば参加可能です。
それでは●日の●時にうかがわせていただきます。お手数おかけして申し訳ございません。よろしくお願い致します。」
日程変更の際には、当初から用件を伝達するともに、手間をとらせてしまうことへの謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。
まとめ
企業側に電話する際には、とにかく時間について配慮することが重要です。
たかが電話であろうとも、相手に与える印象を左右しかねないため、この記事で解説したポイントを踏まえて好印象を与える電話マナーを守りましょう！
