成績証明書を提出するタイミング
就活ではESや履歴書のほかにも、企業に書類を提出することがあります。
その一つが 「成績証明書」 です。成績証明書が選考に関係してくるの？企業にはどんな意図があるの？という疑問が出てきますよね。
「大学での成績には自信がない…」なんて人は、成績証明書を提出するように言われると不安に思うこともあるでしょう。成績証明書を提出するタイミングは企業によって違います。たいてい選考の中盤から終盤に提出を求められるもので、最終面接の前あたりが多いです。提出の際は企業から指定がありますので、指示があるまでは持参したり郵送したりする必要はありません。
そもそも成績証明書とは、大学で履修した講義名や取得単位数、科目ごとの評価が記載されている成績表のことです。書式は大学によって多少違いがありますが、記載内容はどこも同じようなものです。
大学の事務室で発行してもらったり、発行機が設置されていたりする大学もあります。大学まで取りに行かなくても自宅まで郵送してくれる場合もします。発行料金がかかる大学、かからない大学などありますので、細かい点は自分の大学で確認してみましょう。
成績証明書は企業ごとに提出する必要がありますので、数枚ストックしておくと、提出を求められる度に大学で発行してもらうという余計な手間がかからずに済むと思います。
成績証明書を要求する企業の意図
就活で提出を求められる成績証明書。提出させるからには企業側に何かしらの意図があるのですが、成績証明書からどんなことを判断しているのかを見ていきましょう。
卒業できるのかを確認する
第一に、卒業できるかどうかを判断するために用いられています。せっかく選考をして内定を出した学生がいても、その学生が大学を卒業できなかったら入社させるわけにはいきません。そんなリスクがある採用活動では、成績証明書を見ることで学生が卒業できるかどうかを確認しているのです。
単位数が極端に少ない学生がいたら、面接のときに卒業できる見込みがあるのかを確認することもあるでしょう。また、どうしてこんなに取得単位が少ないのかまで聞くはずです。内定を出した後に取り消しをすることは悪印象を与えるため、最終面接前に提出を要求して卒業できるのかを確認することが多いです。
履歴書に嘘がないか
また、成績証明書を見ることで履歴書に嘘はないかを確認しています。就活では、学生は企業に対して自分のアピールになるような話をしますよね。
ESも履歴書も本人が自由に記載できてしまうので、嘘があった場合でもその判断がつきません。極端なことを言えば、学生が本当にその大学に在籍しているのかですら、企業は明確に判断することができないのです。
一方で成績証明書は本人の手が加えられずに、ありのままの事実だけが載っています。そして、成績証明書には履修した講義名と評価も記載されます。志望動機や自己PRで「大学では○○を学びました」と言っているのに、履修した形跡がなかったら嘘のアピールをしていたという結論になってしまいます。
このように履歴書と成績証明書を見比べることで、記載内容の整合性を確認するという用途があります。
成績を確認する
成績証明書なので、もちろん成績も確認します。どんな企業だって優秀な学生を獲得したい気持ちは一緒です。どれも高評価が並んでいれば、「優秀」「真面目」という評価になるでしょう。逆に成績の評価が低いものばかりだと、「学業を頑張ってこなかったのかな」「あまり優秀とは言えなそうだな」と思われてしまう可能性もあります。
人物像を把握する
成績証明書に書かれている履修科目を見れば、どんなことを学んできたのかを知ることができます。学生の興味・関心がある分野がわかれば、人物像を把握することもできます。
評価を見れば、真面目に取り組んできたのかどうかという点も知ることができ、企業の求める人物像とのマッチングにも使うことができるのです。
成績が悪いと合格しない？
このように、企業が成績証明書を要求するには意図があることがわかったと思います。そこで気になるのが、「成績を見る」というものがどこまで選考に影響してくるのかということ。
「決して高評価が多いとは言えない」「恥ずかしくなるような評価ばかり」という人でも、心配しなくて大丈夫です。企業は成績証明書に書かれている成績だけで合否を判断することはありません。
先程もお伝えしたように、評価が高ければ担当者からの印象は良いです。成績が良いに越したことはないでしょう。
一方で、評価は大学や教員によって変わってくるものです。全国一律で評価基準を設けているわけではないので、学生によって評価の差があることは当然のこととも言えます。出席しているだけで高評価をもらえる講義もあれば、出席していてもテストの難易度が高くてなかなか高評価がつかない講義だってあります。
大学によって難易度も違います。企業の採用担当者も、大学の評価だけで優秀度を判断できないことはわかっています。そのため、評価というよりも何を学んできたかを見られることが多く、成績が悪いからといって悲観することはありません。
ただある程度の指標にはなりますので、ズラッと低評価ばかりが並んでいると、担当者に疑問を持たれることは理解しておいてください。
成績については面接で質問されることもあります。高評価が多ければ「学業を頑張ったんですね」と声を掛けられるでしょうし、成績が悪い場合は「なぜですか？」と聞かれることがあるでしょう。
職種に関係のある分野や面接でアピールしている分野が低評価だったりすると、より深く追及されてしまうでしょう。
また、希望職種と大学で専攻してきた内容が関連性のないものだと、どうしてこの仕事を選んだのかという質問があるはずです。
このように、成績証明書によって、成績が悪い、履修科目が職種と合わないということがわかってしまうので、深く追及されることも覚悟しておきましょう。
このとき、うろたえてしまったり、誤魔化そうとしたり、返答に面接官が納得できなかったりすると、面接での評価が下がってしまいます。
これは成績が悪いから・志望先と履修の関連性が低いから面接での評価が下がるのでなく、説明が十分にできていないという対応力がマイナス評価になるのです。成績のことについての質問も想定しておき、相手が納得できる理由をきちんと話せるようにしておきましょう。
学業に自信がない場合は、それ以外での頑張りをアピールする方向にうまく持っていくことも一つの手です。
また、成績証明書などの書類を求められたら、期限内に不備なく提出しましょう。社会人になってからも約束を守れない人は信用を築けません。
もし忘れてしまったり、間に合わない状態になったりしたら、すぐに担当者に連絡しましょう。提出しないまま連絡もしないのが一番まずいです。電話で丁寧に謝罪をすれば相手は理解してくれるので、評価が大きく変わってしまうということはないでしょう。
まとめ
成績証明書は就活において、卒業が見込める単位数を取得しているかだけでなく、成績と志望動機などの整合性を見る材料になることもあります。成績が悪いというだけで企業は合否を判断しません。
ただ、なぜ悪いのか、どうしてこの履修なのかという追及はありえますので、返答で納得させる準備をしておくと良いでしょう。痛い追及をされる前に、履歴書や志望動機などを話す段階で、成績との兼ね合いを考えてみるのも良いかもしれません。
成績が悪いからといってあきらめるのではなく、約束を守って提出し、質問への対策をしておきましょう。
