インターンシップ期間で張り切っていた時にタイミングが悪く体調不良になってしまうそんなこともあるかと思います。
しかし、せっかくのインターンシップ期間で企業側にも迷惑をかけてしまいます。また、大学の授業を休むことになってしまい、しっかりと対応しなければまずいことになってしまいます。
そこで今回は体調不良で大学の講義やインターンシップに行けない時にどうするべきかということを紹介します。
欠席メールのマナーを知ろう！
大学の授業やインターンシップを欠席する事は珍しくはありません。体調不良でどうしても家から出ることができなかったり、身内の不幸で出席することが困難になってしまうこともあるでしょう。
いくら準備をしていて、絶対に出ようと言う気持ちでいてもアクシデントが起きてしまうものです。これはどうしても避けられないので起きてしまった事はしっかりと対応するようにしましょう。
まず、大学の講義については担当の教授に連絡すを入れるようにしましょう。どういった用件で講義を休むのかというのが重要なので、しっかりと自分の現在の状況を伝えるようにしましょう。大抵の場合はこれで許されることが多いです。
次に、インターンシップ先に入れる連絡についてです。体調不良なので欠席する際はいつからどのような状態で体調不良なのかということを細かく伝えるようにしましょう。体調不良に関して言えば、細かく伝えていればそれ以上詮索される事はあまり無いかと思います。身内の不幸などはデリケートな話題なため、あまり詮索する企業の人はいないかと思います。
１つだけ言える事は絶対に欠席の際は連絡を入れるということです。無断欠席は何事においても信頼を失う行為です。これは学生や社会人問わず絶対にタブーな行為なので気をつけるようにしましょう。
なるべく前日までには必ず連絡を入れるようにし、何らかのアクシデントで当日中に連絡を入れなかったという場合も、事後報告でも良いので必ず連絡を入れるようにしましょう。
またインターンシップでグループなどで活動している場合はグループのメンバーにも連絡は入れるようにしましょう。
欠席によって、グループの活動の進行に影響が出るかもしれないので、ここも必須です。
授業の欠席メールのマナーとは
大学の授業の欠席メールにも必ずマナーと言うものがあります。相手は教授であり、自分よりも目上の存在です。しっかりと礼儀を持って答えるようにしましょう。
まず欠席メールを送る際には、宛先である教授の名前、欠席をする理由、最後に自分の名前や学籍番号の順に記入するようにしましょう。この順番で書くのがオーソドックスな形となっています。
また、忘れてはいけないのは件名を描くことです。件名を欠かないことが1番最初に目に付く失礼なこととなり、メッセージの概要もわからないため、重要度が下がってしまいメールを見ないと言う案件もあるかもしれません。件名は必ずつけるようにしましょう。
さらに、メッセージは簡潔に書くようにして最初から言い訳等をかかず伝えたい内容を1番最初に持ってくるのもポイントです。最初に自分の事情や言い訳を書いてしまうと結果何が言いたいのか分からなくなってしまい、メッセージを受け取る教授が何を言いたいのか理解できないということが起こりえます。
まずは自分が本当に伝えたいことを簡潔に書き、その後になぜそうなったのかということをシンプルに書くようにしましょう。それだけで内容は把握できるかと思います。
あとは言葉使いは失礼のないようにしましょう。あなたが選ぶ一言であなたの就職などの将来がかかっていると言っても過言ではありません。誤字脱字がないようにメールを打ち終わったあと、しっかりチェックしなおす癖をつけましょう。
こういったやり取りの質を上げておくことで社会に出たあとでも、営業などのやり取りでミスをすることがなくなります。ここから就職に向けての訓練が始まっていると思ってください。
授業の欠席メールの例文
例文
◯◯先生
お世話になっております。
◯◯学科◯◯ゼミの◯◯です。
本日の◯限のゼミについてですが、
昨晩、身内の不幸があったため、
地元に戻らなければいけなくなってしまったため、欠席させていただきたく連絡致しました。
急な連絡になってしまい申し訳ありません。
本日、提出のレポートですが、メールに添付させていただきます。
また、次回のゼミまでにレポートなどがあればお伺いしたいです。
よろしくお願いします。
◯◯学科◯◯ゼミ ◯◯メールアドレス：○○○○
インターンや説明会を休む時は？
まず、インターン説明会を欠席する際はメールではなく、電話を利用するようにしましょう。メールだと送った先の企業の人が確認をしていない可能性もあるため、電話で最優先に送るようにしましょう。
しかし、電話が出ない時ももちろんあります。その時はメールの一報を送るようにしましょう。
まず、メールの内容についてですが普段から友達とやりとりをしているような内容では絶対にNGです。少し硬くなるくらいの文章を使うようにしましょう。
例えば、面接の時間を遅らせたいなんてときの件名は皆様はどうするでしょうか。
よく「面接の時間について」と言う件名で送ると言う人もいるかと思いますが、これだと少し中身がわかりにくい為、「面接時間変更のお願い」などが良いかと思います。
さらに、件名に自分の大学名や名前なども入れておくとさらに親切かと思います。
肝心なメールの中身ですが、最初に送り先のひとの部署や名前等を記入してからないように入るようにしましょう。もし、部署等がわからないときは書かなくても良いです。
メールの内容は簡潔にシンプルでわかりやすい文章を心がけましょう。自分が伝えたい事を最初に持ってきて、それについての情報の補足や今後自分がどうしていけば良いのか、次のインターンシップの機会までにやっておくべきことがあるのかどうかなども聞いておくと良いかと思います。
インターン・説明会欠席メールの例文
件名：◯月◯日開催予定の説明会欠席のお知らせ
株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者さま
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
大変お世話になっております。
明日予定している説明会ですが、諸般の事情により欠席させていただきたく、連絡させていただきました。
ご多忙の中、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんが、ご了承のほど、なにとぞよろしくお願いします。
○○大学〇学部〇年 ○○○○
メールアドレス：○○○○
まとめ
今回はインターンシップや説明会を欠席するとなったときの対処法について説明しましたが、こういった知識はいざ仕事につき、働き始めても利用する知識なのでしっかりと覚えておく必要があります。
これも1つのビジネスマナーなので、しっかりした文章の書き方やメールでの注意点なども勉強しておくようにしましょう。また、こういった事は活用して初めて身に付く場合も多いので、インターンシップや説明会などの場で積極的にメールを活用するのも良いかと思います。
