インターンシップへ参加する際に最も気を付けたいのが、「マナー」です。
マナーは言い換えれば「礼儀」です。
そして、逆も然り。最低限のマナーもなっていない人は、どれほど優秀な人材であろうと採用に繋がらなくなってしまいます。
話している相手を不快にさせるような人に、会社の看板を背負わせるわけにはいかないのです。
仕事は、他人と接することが大前提ですから。
今回は、インターンに参加する際に知っておくべきマナーについてお話します。
【目次】
1.基本の基本！挨拶はきちんとしよう
2.頭の下げ方に注意！お辞儀の3パターンとは
3.印象を和らげる「クッション言葉」とは？
4.業務の基本！ホウレンソウを忘れずに
5.電話・メールのキホン！
6.まだ終わりじゃない？お礼状の書き方とは
7.まとめ
基本の基本！挨拶はきちんとしよう
見出しの通りです。挨拶はマナーの基本中の基本です。第一印象にも大きく影響します。
声を張り上げろとは言いませんから、自分から、はっきりと挨拶ができるといいですね。
例えば、出社したときには「おはようございます」。
社内で社員の方とすれ違う際には、「お疲れ様です」。
インターン最終日には、「お世話になりました」。
ひとことあるだけでも、印象は全く違います。恥ずかしがらずに、まずはひとこと声を出すことから意識しましょう。
頭の下げ方に注意！お辞儀の3パターンとは
お辞儀にも、種類があることをご存知ですか？
きちんとした礼儀作法が身についている人は、お辞儀ひとつでも場合に応じて使い分けをしているのです。
お辞儀のパターンとは、会釈・敬礼・最敬礼です。
会釈は、社員の方とすれ違う際のお辞儀です。頭を軽く、具体的には15度ほど傾けます。
敬礼は、出社・退社の時の挨拶や、来客の方のお出迎え・お見送りの際にするお辞儀です。
頭を傾ける角度は30度ほどです。
最敬礼は、名前の通りもっとも丁寧なお辞儀と言えるでしょう。お礼を述べる際やお詫びをする際など、相手に気持ちを伝えるときに最敬礼をします。
頭は45度ほど傾けましょう。
ただ、具体的に15度、30度、45度と言われてもどの程度か分かりにくいと思います。
ですので、おおよそで構いません。自分の中で、軽いお辞儀・普通のお辞儀・丁寧なお辞儀というように3種類に分けて覚えておくといいでしょう。
あくまでお辞儀であり目礼とは違いますので、「顎を引いて、頭を下げる」という意識を忘れないでくださいね。
印象を和らげる「クッション言葉」とは？
皆さんは、「クッション言葉」をご存知ですか？
クッション言葉とは、相手への印象を和らげるためにしばしば使われる言葉です。
「恐れ入りますが」、「申し訳ございませんが」、「差し支えなければ」などですね。
「お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」にくっつけて、
「恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
「ご連絡先をお聞きしてもよろしいでしょうか？」にくっつけて、
「差し支えなければ、ご連絡先をお聞きしてもよろしいでしょうか？」
といった具合です。
特に連絡先などのデリケートな部分は、話の切り出しに困る時が多いです。
そんなときにうまく印象を和らげるのが、クッション言葉なのです。
使う機会は多いと思いますので、覚えておきましょう。
業務の基本！ホウレンソウを忘れずに
ホウレンソウは、仕事の中で非常に大事です。
お分かりでしょうが、鉄分豊富な緑の野菜ではありません。
報告・連絡・相談、略してホウレンソウです。
仕事で面倒くさがってこの3つを怠ると、十中八九、大惨事が起こります。
指示された仕事が終わった場合は、きちんと報告する。業務が数日にわたる場合には、1日ごとに中間報告をする。
出勤途中に電車が止まるなどのトラブルに巻き込まれた場合には、まず担当者に連絡する。
何か分からないことがあれば、自分で勝手に判断せず、相談する。
そして、上司や担当の方と話をするときはメモと内容の復唱を忘れないようにしましょう。
ただ聞くだけですと、自分の認識と相手の認識にズレが生じることがあります。そのような内容のすれ違いを起こさないために、この2つを徹底することは意外と重要です。
何らかの事情でインターン自体に参加できなくなった場合や、日程を変更しなければならない場合も連絡をしましょう。もしも連絡もないままにインターンを欠席するようなことになった場合、あなたはその企業をあきらめた方がいいでしょう。連絡をしないというのはそれほど失礼なことです。
きちんとホウレンソウをして意思疎通を図ることで、企業側もきちんと状況が把握できるのです。
ですので、ホウレンソウは忘れないようにしましょう。
電話・メールのキホン！
インターン、特に長期インターンでは、電話応対やメールでの企業とのやり取りを任される場合も多いでしょう。
そこで、電話・メールそれぞれで注意したい基本事項を解説します。
電話編
①はきはきした声で応答しよう
電話で暗い声で対応されると、企業へのイメージダウンにつながります。
基本的なことですが、明るくはっきりとした声で電話に出るよう心掛けましょう。
②メモを取る準備をしておこう
自分で対応できない用件は、社員や他のインターン生につながなければいけません。
そのためにも、①どの会社の誰からの連絡か、②簡単な用件を聞き出してメモを取るようにしましょう。
➂クッション言葉を使おう
電話でも、「いつもお世話になっております。」や「ご協力いただきありがとうございます。」といったクッション言葉を使うことでいい印象を相手に与えることができます。
メール編
①件名でおおよその内容を伝える
企業で働く社員は一日に何通ものメールをやり取りしています。
その中で必要か不要か・急ぎで返信すべきかそうでないかを判断してもらうためにも、件名でおおよそのの内容を伝えるようにしましょう。
②宛名・署名を忘れずに
文を始める前に「○○株式会社 ○○様」という宛名や、最後に自分の所属企業・名前、メールや電話などの連絡先を記載した署名を必ずつけるのがマナーです。
➂丁寧な言葉遣いを心掛ける
メールでは文面にはっきりと残ってしまうため、言葉遣いには一層気をつけましょう。
「いつもお世話になっております。」や「何卒よろしくお願いたします。」など、丁寧な言葉を付け加えましょう。
まだ終わりじゃない？お礼状の書き方とは
上記のマナーに気を付けて、無事にインターンシップの全日程が終わっても、まだ安心はできません。
インターンを終えて、すぐに取り掛からなければならないことがあります。
それが、「お礼状」です。
お礼状は、絶対に忘れてはいけません。
忙しい中、時間と人員を割いて開催されるのがインターンシップです。言うなればインターンは、会社の厚意で成り立っているのです。
先方に負担をかけて貴重な体験をするのですから、お礼の言葉は忘れないようにしましょう。
お礼状は、できれば便せんに書いて送りましょう。日本人が大好きな言葉、真心というやつです。
時候の挨拶などの手紙のマナーは本題と少しズレてしまうので、ここでは省略させていただきます。
もしも手紙を出すのが難しい場合には、インターン先の人事採用担当の方にメールを送りましょう。
お礼状を送る際には、宛名、件名、文体など気を付けることが多いです。
大まかな説明をしていきましょう。
まず、件名はメールの内容が一目で分かるようにしましょう。「インターンシップ参加のお礼」のような形ですね。
本文は、まず宛名から入りましょう。次に、自分の紹介とインターンのお礼です。
例文を出すと、
件名：「インターンシップ参加の御礼」
○○株式会社
人事採用（課・担当） △△△様
こんにちは。○○大学××学部の□□です。
御社のインターンシップでは、大変お世話になりました。
誠にありがとうございました。
～～～
（自分がインターンでどのようなことから何を得たのかなどを書く）
～～～
数多くの貴重な経験をさせて頂き、ありがとうございました。
皆様にもよろしくお伝えくださいますよう、お願い申し上げます。
取り急ぎ、Eメールにて御礼申し上げます。
このような形でしょうか。
内容は、インターンを経て自分の将来にどのような変化があったかなどを書くといいでしょう。具体的なエピソードを書くとなお良いかと思います。
そして最後に、もう一度お礼を述べましょう。
お礼状を送るタイミングとしては、翌日がベストだと思います。もしも忘れてしまった場合には、最低でも一週間以内には送るようにしましょう。できる限り、早い方が良いです。
お礼があるのとないのとでは、印象がまったく異なります。
これがインターンシップの最後のハードルと言っても過言ではありません。
たくさんのことを経験した分、お礼はきちんと申し上げておきましょう。
まとめ
いかがでしたか。
「いまさら言われなくても、そんなの全部知ってます。」と思ったでしょうか。もしもそうでしたら、最後までお付き合いいただいてありがとうございます。
マナーというのはインターンだけでなく、社会において常に使う知識です。ですが学校の授業でそのようなことは教えてくれません。自分で勉強していくしかないのです。
社会に出る前に覚えておいて損はありませんから、頭に入れておくと良いかと思います。
今回のお話を参考にして、あなたのインターンシップを成功させてくださいね。
