【例文あり】内定承諾書と添え状を書く時に気を付けること

無事に就職活動が成功し内定をもらうと、内定承諾書と言うものが送られてきます。

この内定承諾書があなたがその企業に入社すると言う契約書でもあり、これに必要事項を書いて再度企業に送り返せばほぼほぼ入社は確定です。

しかし、この内定承諾書を送る際に一緒に送らなければいけないのが添え状と言うものです。この添え状ですが、こういった機会でしか書かないため、書き方があまり分かっていないと言う人も多いかと思います。それ以上を書く際にも必ず気をつけるべきことがあり、失礼のないようにしなければいけません。

そこで今回は添え状の書き方や内定承諾書を送る際に気をつけることを紹介したいと思います。

→就活生のお悩みを解決！選考・面接辞退のメール・電話の方法やマナーについて

内定承諾書とは、内定の連絡が来た後に学生側が内定を受け入れるか受け入れないか、その内定に納得がしているかなどを確認する書類です。もちろんこれは提出が必須であり、もし企業側が内定の連絡をしても、学生側が違う企業なども受けておりその企業にはいかないと言う確認をするための意図があります。

もし、学生側が内定を取り消す、または受け付けないと言う判断に至った場合、企業も欠員を補充するため、新たに新入社員を採用しなければいけません。そういった確認のための内定承諾書だと思ってください。この承諾書はとても重要なので、しっかりと注意点などを把握して書く必要があります。

内定後は内定決定の連絡がメールか電話できます。その連絡の中に内定承諾書を求める内容もあるかと思います。まずは内定承諾書を定められた期限までに贈るようにしましょう。これであなたがその企業に入社することはほぼ確定です。しかし、そのあとも様々なイベントがあります。メールやアプリなどでメッセージのやり取りをすることになります。ここで新入社員懇親会などもあるため、ここで親睦を深めておくと入社したあと、仕事なども楽しく円滑に進むかと思います。

そのあとに内定式があります。内定式に出席したあとはたくさんの種類の提出を求められるかと思います。卒業証明書や住民票なども提出することになるため、事前にとっておくと提出が大変楽になります。こういった書類の提出から信頼関係を築くことが始まっているため、期限までには必ず提出しましょう。

ここからは働き始めるまで、秒読みとなってくるため、内定ブルーになる人も多いかと思います。あらかじめ、業界研究なども進めておき、働く心構えなどをしておくと良いかと思います。

→就活生がよくなる「内定ブルー」とは？その対処法について！

内定承諾書と添え状は送り方もとても大切です。必要事項を埋めて書いた内容素晴らしい添え状でも、送り方が台無しになってしまっては何の意味もありません。いくつか注意することがあるので、しっかりと抑えて送るようにしましょう。

まずは封筒選びです。意外と気にしない人も多いですが、内定承諾書と添え状送る封筒は茶封筒ではいけません。こういった組織の書類を送る際は白い封筒を選ぶようにしましょう。次に封筒に書く内容です。まず表向きには役職名や採用担当者の名前を書きます。この2つは封筒の中央に書くようにしましょう。

そして、その右側に会社名と所属部署を書きましょう。左側には内定承諾書在中と赤字で書き赤枠で囲むようにすれば表向きは大丈夫です。

裏面には自分の大学名、住所、氏名を忘れずに書くようにしましょう。

内定承諾書は折れてしまうと失礼に値するためクリアファイルに挟んで送付します。

この時書類を入れる順番にも気をつける必要があります。まずは添え状が最も上に来るようにしてその後内定承諾書が来るように書類を重ねてクリアファイルに入れるようにしましょう。

これによって封筒のサイズも変わってきますが、A4のサイズが入る封筒であれば基本的に構いません。

小さい封筒しかなく折りたたんで送りましたなんて事は無いように買いに行くようにしときましょう。

添え状とは、大事な書類を送った際にその書類がどのような要件を指しているのか、それに伴った簡単な挨拶などを書き記しておく書類です。添え状がなぜ必要かと言われると、人間同士のやり取りで考えるととてもわかりやすいかと思います。自分の部下にこの書類を必要事項を書いて提出してくださいとお願いした際に、何も返事がなく、ただ埋めて何の挨拶もなくその書類を自分に提出してきたら、嫌な気持ちになりませんか。これと同じようにただ書類が返ってくると言うのはあまり良い気持ちにはなりません。まずは、自分が内定をいただけた感謝の気持ちを伝える必要があります。そのための添え状です。そのため内定承諾書を送る際には必ず一緒に提出する必要があります。

それでは、添え状を書く際にどのようなことを書く必要があるのでしょうか。ここでは必要不可欠な添え状に書くべき内容を紹介したいと思います。まず、書いている日付を記入します。年月日から書くようにしましょう。次に会社名や所属、担当者の名前などを書くようにしましょう。順番などを間違えたり違う部署を書いたりしたら失礼なのでここは気をつけるようにしましょう。次に会社の住所や郵便番号も所在を書きます。その後から拝啓を入れ、内容について書いていきます。それに伴って文章の終わりには敬具を入れるようにしましょう。また、拝啓の後には時候の言葉が必要となります。そういった言葉はインターネットで調べても良いですし大学の就職支援課などで聞けば教えてくれるため、困った際には必ず聞くようにしましょう。後は丁寧な言葉遣いで文章書けば特に問題は無いかと思います。ここで1つ例文を提示しておくのでお手本としても良いでしょう。

今回は内定承諾書とともに送るそれ以上について紹介しましたが、社会人になる前の第一関門だと思っていただければ良いかと思います。決して内定承諾書がしっかり送られてこなかったからといって、だめなやつだなと思われる事はありません。

しかし、しっかりした内定承諾書を送ればできた新卒だなと評価は上がっており、入社した後もやりやすいかと思います。

また、こういった正式な書類は入社した後も書くことが多いかと思います。こういった作業に慣れておくと入社してからも仕事が円滑に進み、無駄な時間を過ごさなくていいかもしれません。ある意味で慣れておくだけで周りと差をつけれる分野なので、しっかりと学び内定承諾書と添え状をかけるようにしておきましょう。

→【例文多数】必ず通過するインターン/インターンシップの志望動機の書き方とは