就活中に、企業の担当者とメールのやり取りをする機会はたくさんあります。ですから、あらかじめ就活で役立つメールマナーを勉強しておくことは大切なことです。今回はメールで好印象を与えるための重要ポイントをご紹介したいと思います。

そもそもどんな時にメールを送るの？

まず、就活中のどんな場面でメールを送ることが必要になるのでしょうか？

■日程調整のメール

面接の日程調整のためにメールをする機会があるかもしれません。エントリーしていた企業から面接日の案内メールが届いたものの、その日は試験などでどうしても都合が付けられない日だったということがあります。その場合には、返信メールで日程調整のお願いをすることができます。

日程調整のメールには、案内された日程に面接を受けられないことに対するお詫びと、いくつかの候補日と時間帯を明確に記載しましょう。こちらから候補日を伝えるのはおこがましいと考える就活生もいるかもしれませんが、候補日を伝えないと相手は困ってしまいます。実際にビジネスでは、無駄なやりとりを防ぐために日程調整を依頼する側から候補日を提示するのが一般的ですので、必ず記載するようにしましょう。
この際、「上記の日程で、ご都合が悪いようでしたら、改めて日程を提示させて頂きますので、ご連絡いただければ幸いです」などの文言を含めると、就活生側の都合を一方的に押し付けている印象を与えません。
日程調整をお願いするメールには、理由を含めるのが基本です。とはいえ、「他社の面接日と重なりました」など、あまりにストレートに伝えると相手に不快感を与えてしまうような理由もありますね。そのような場合は、「別件があるため」などの表現を用いましょう。

■お礼メール

就活生は会社説明会や面接のお礼メールを送ることがあるでしょう。お礼メールは必ず送らなければならないわけではありません。ただ、自分のために時間を割いていただいたことに純粋にお礼をしたい場合にそうできます。またお礼メールを送ると、志望度合いの高さをアピールすることにもつながります。
お礼メールは、早めに出しましょう。できれば会社説明会や面接の当日に、遅くとも翌日の午前中には出した方が良いです。担当者は日々大勢の就活生と接していますから、時間が経ってからメールをするともう誰なのか思い出せない、ということがあるからです。ただし、深夜や早朝の時間帯にメールしないように気をつけましょう。

担当者や面接官のメールアドレスがわかる場合にはそのアドレスにお礼メールを送りましょう。担当者などのメールアドレスがわからない場合には、企業のホームページや資料に記載されている採用窓口用のメールアドレスに送信することができます。

■面接選考辞退のメール

就活中に面接辞退をする場面があるかもしれません。「別の企業に内定が決まった」「エントリーした後に志望先を変更した」「他の企業の選考に力を注ぎたい」などの理由が考えられますが、どんな理由にせよ辞退することはきちんと連絡するのが就活生としてのマナーです。

面接辞退のメールには、面接の案内をしてくれたことへのお礼と辞退することへのお詫びを必ず含めましょう。採用担当者は書類選考や面接の案内をするに時間と労力を割いてくれたわけですから、お礼とお詫びをするべきです。

申し訳ない気持ちを出すために、遠回しな表現で面接を辞退することを伝えようとする就活生がたまにいますが、誤解があってはまずい重要な部分なので、面接辞退の意は明確に伝えるようにするべきです。ただ、基本的に言って、辞退する理由についてはあえて記載する必要はありません。

■OB訪問の依頼

OB訪問の依頼をするために、就活生がその企業に勤めている先輩にメールをすることもあるでしょう。
OB訪問の依頼のメールには、「大学の就職課から〇〇様の連絡先を紹介していただきました」など、どこから連絡先を入手したのかを明記するようにしましょう。突然見知らぬ人からメールが来ると不審に思うかもしれないからです。

また、OB訪問をしようと思った理由や経緯についても記載すると良いでしょう。日程に関しては、先の「日程調整のメール」の見出しの中で説明したのと同様の理由で、こちらが都合のつく日時の候補を複数示し、OBにその中から選んでもらうようにします。



メールを書く時のコツ

ここで、就活生がメールで好印象を与えるためのコツを例文と共に解説したいと思います。

■メールの件名について

採用担当者は、毎日たくさんのメールを受信しますので、すべてのメールにじっくり目を通す時間はありません。メールの件名を見て重要と思えるものを優先的に読んでいます。ですから、就活生が件名をどうするかは非常に大切です。
メールタイトルを見れば「誰から」の「何について」のメールかがすぐにわかるようにしましょう。

例えば、
「会社説明会のお礼（〇〇大学 山田太郎）」
などの件名はとてもわかりやすいでしょう。
さらに言えば、
「【〇〇様】面接辞退のご連絡（〇〇大学 山田花子）」
という具合に、タイトルの頭に相手の名前を入れるとメールの重要度をアピールできます。

これに対して「ありがとうございました」「お世話になりました」などの挨拶文をメールタイトルにするのはNGです。
ちなみに企業から来たメールに返信する際、メールタイトルをこちらで変更しないようにしましょう。受信ボックスではタイトルごとにメールが振り分けられる場合が多いですから、タイトルを変えるとメールの管理が大変になり、企業に迷惑を掛けてしまいます。

■メールの書き出し

ビジネスにおいてはメールの書き出しに「宛名」を書くのが基本となっていますので、就活生も同じようにしましょう。相手の会社名・部署名・名前を書きます。株式会社を（株）と記したりして宛名を略してはいけません。

宛名を書いた後は、「はじめまして」や「お世話になっております」などの簡単な挨拶を入れてから、自分を名乗ります。大学名とフルネームをセットにして記しましょう。
本題に入る前に、お礼などの文言を入れると印象が良くなります。

例文：

「株式会社〇〇〇〇 人事部 田中一郎様
はじめまして。
〇〇大学〇〇学部の山田二郎と申します。
この度は、書類選考の結果を連絡して下さり、ありがとうございました。」

■読みやすい文章を心がける

就活生のメールの文章が読みづらいと、採用担当者は時間を奪われイライラしてしまいます。いい印象にはつながらないでしょう。ですから、読みやすい文章を心がけることが大切です。
用件が長くなる場合には結論を最初に書くとわかりやすい文章になります。
また、メールでは改行と横幅にも気をつけましょう。意味のまとまりごとに、もしくは２～３文ごとに改行し、さらに1行空白を入れると、読みやすくなります。横幅は長すぎても短すぎても読みづらいです。目安としては30文字程度で折り返すのが基本です。

■敬語に注意する

敬語の使い方を間違えないように注意しましょう。尊敬語と謙譲語が入り混じっていたり、就活生自身に対して尊敬語を使っていたり、などのミスがよくあります。

■最後に署名

メールの最後には必ず署名を入れましょう。署名には下記の点を含めます。

・所属（大学名・学部・学科）
・氏名(フルネームで書く。名前の読み方が難しい場合はフリガナも)
・住所（郵便番号も忘れずに）
・メールアドレス（大学のメールアドレスが無難。くだけた感じの文字列のアドレスは避けた方が良い）
・携帯電話の番号
・自宅の電話番号（もしあれば）

最後に

今回は、就活生がメールで好印象を与えるためのコツについて考えました。メールにもマナーがありますから、それを必ず守るようにしましょう。メールで印象を落とさないように、しっかりとマナーを学んでおくことが大切です。

就活で身に付けたマナーは社会人になっても必ず役立ちます！